Executive & Legal Assistant

Starten met één woon- en zorghuis en vervolgens opbouwen tot een ouderenzorgorganisatie in België met 41 woon- en zorgsites die meer dan 5 500 bewoners koestert. Luc Van Moerzeke deed het wél. In meer dan 25 jaar groeide Vulpia uit tot een belangrijke nationale ouderenzorgspeler. Vanuit het HQ in Brasschaat zetten 60 eigenzinnige, gedreven mensen zich samen met meer dan 3 000 medewerkers onsite elke dag in om onze bewoners te inspireren, te stimuleren om zo te kunnen blijven genieten en verbonden te blijven met zichzelf, elkaar en de wereld.

En met succes, Vulpia staat bekend als een open, kwieke en verbindende werkomgeving waar medewerkers denken in oplossingen. Het tempo is kwiek, net als de ambities.

De CEO die je als Executive & Legal Assistant zal ondersteunen heeft 27 jaar geleden het bedrijf opgericht. Je ondersteunt hem op verschillende manieren. Onder meer door zijn mailbox en agenda zorgvuldig bij te houden, meetings voor te bereiden, aan strategische projecten deel te nemen en belangrijke informatie - zowel binnen als buiten de organisatie op te halen en deze helder terug te koppelen en de CEO, zodat hij altijd uitstekend geïnformeerd en voorbereid is.

Daarnaast ondersteun je onze bedrijfsjurist op administratief en organisatorisch vlak. Je speelt een cruciale rol bij het efficiënt laten verlopen van juridische procedures en het beheren van juridische documentatie. Onder meer ondersteuning bij contractmanagement behoren hierbij tot je takenpakket.

De functie van gatekeeper, zowel in ondersteuning van de CEO als op juridisch vlak, is je op het lijf geschreven. Je hebt de sociale vaardigheden en people skills om te signaleren wat er in de organisatie speelt en beschikt over de communicatieve en diplomatieke skills. Je verbindt zaken altijd aan de missie en visie van Vulpia en bent op die manier een belangrijke strategische schakel. Tegelijkertijd houdt de gatekeeper-rol ook in dat je prioriteiten kan stellen, luistervaardig bent en desgevraagd van advies kan voorzien. Wanneer het om vertrouwelijke zaken gaat, beschik je over de tact en integriteit om daar adequaat en vertrouwelijk mee om te gaan.

Als Executive & Legal Assistant ben je ook betrokken bij verschillende initiatieven en projecten die binnen Vulpia spelen. Daarbij werk je samen met interne en externe stakeholders, en ondersteun je het managementteam daar waar mogelijk. Ook hier functioneer je als verbindende schakel tussen de CEO, het management team en het operationeel veld.

Andere skills die in de rol niet kunnen ontbreken, zijn een sterk probleemoplossend vermogen (getting things done) een goed gevoel voor sensitiviteit, een professionele werkhouding en oog voor detail.

Voor een daadkrachtige Executive & Legal Assistent is dit een mooie kans om een belangrijke rol te spelen in een kwieke en verrassend verbindende organisatie.

• Minimum bachelor niveau.
• Aantoonbare ervaring als Management Assistent of Legal Assistant, bij voorkeur op senior niveau.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Sterke communicatieve vaardigheden (Nederlands, Frans en Engels) om effectief te kunnen samenwerken met interne teams, externe partners en verschillende belanghebbenden.
• Vermogen om onder druk te werken en meerdere taken gelijktijdig te beheren.
• Flexibele werkhouding en bereidheid om bij te dragen aan teamtaken buiten de reguliere verantwoordelijkheden.
• Proactief, zelfstandig, discreet en professioneel.

What’s in it for you?

Je maakt deel uit van een inspirerende werkomgeving met zorgzame & professionele collega’s. Jouw werk zal een concrete bijdrage leveren aan de reputatie en bekendheid van Vulpia en onze sector. Prettig werken vinden wij heel belangrijk. Je kunt dan ook rekenen op een heel open werkomgeving met korte communicatielijnen en een vlakke structuur. Je draagt bij aan de groei van ons bedrijf en maakt mee het verschil voor onze eindklant; onze bewoner! 

Daarnaast bieden we jou het volgende:

• Leuke collega’s en bewoners - Een geweldige sfeer is bij ons gegarandeerd.
• Een aangename werkplek - Onze hoofdzetel is een thuis voor onze medewerkers en is recent uitgebreid.
• Moderne werkmiddelen - Om je werk zo aangenaam mogelijk te maken.
• Een plaatsje - Bij de grootste onafhankelijke serviceprovider in de Belgische ouderenzorg.
• Een bedrijf met visie - Gebouwd rond onze waarden: open, verbindend en kwiek
• Vulpia Academy – Via ons learning platform, krijg je de kans om verschillende opleidingen te volgen op maat gemaakt voor jouw functie!
• Toegang tot Benefits@Work – Een platform met talloze, interessante kortingen op reizen, uitstappen, retail, mode, …
• Bring a Friend – Als ‘Vulpiaan’ kan je ook mee op zoek naar je collega’s! Hiervoor krijg je in ruil een netto waardebon om uit te geven in verschillende online & offline retailers.
• Toegang tot MyVulpia – Onze interne communicatieapp om onze medewerkers te informeren met leuke nieuwtjes of aankondigingen, waar je ook contactgegevens en interessante documenten kan terugvinden.
• Een jaarlijkse fuif – Het moment om je dansschoenen boven te halen en met alle Vulpianen van over het hele land stevig uit de bol te gaan!
• Telewerk – De mogelijkheid om 2 dagen per week te telewerken
• Een stimulerend loon – Met heel wat aantrekkelijke extra legale voordelen, zoals o.a. een bedrijfswagen

Ben jij klaar om deel uit te maken van ons unieke team? Solliciteer dan nu en ontdek hoe jij het verschil kunt maken bij Vulpia.